دستگاه فتوکپی ، ماشینی پر سرعت است که کار نسخه برداری از متون , اسناد و عکس ها را به سهولت انجام می دهد . زیراکس ، فناوری ای نامیده می شود که اغلب فتوکپی ها از آنها استفاده می کنند . البته برخی از دستگاههای کپی از کارتریج جوهر افشان بهره برده ولی در بیشتر مواقع خصوصا دستگاه کپی اداری از زیراکس استفاده می کنند که استاندارد تر هم هست .
این دستگاهها که کپی برداری زیراکسی دارند در سال ۱۹۵۹ معرفی شدند . البته که نخستین دستگاه فتوکپی اداری در سال ۱۷۷۹ عرضه شد که مخترع آن جیمز وات بود . نحوه کارکرد دستگاه این بود که بر انتقال فیزیکی میزانی جوهر به صورت فرمول بندی شده متکی بود . این سیستم تا نزدیک به یک قرن مورد استفاده قرار گرفت .
در سال ۱۹۳۷، جورجی نادجاکوف فیزیکدان بلغاری فهمید که وقتی در میدان الکتریکی قرار داشته باشد و در معرض نور باشند برخی دی الکتریک ها که قطبیت الکتریکی دائمی دارند و در سطوحی که در معرض قرار دارند به دست می آمد. قطبیت در تاریکی بود و از نور آسیب می دید. چستر کارلسون مخترع فتوکپی حق امتیاز این وسیله را داشت که محقق و مخترعی نیمه وقت بود. کارلسون از آشپزخانه خود برای آزمایش های الکتروفتوگرافی بهره برد. و در سال ۱۹۳۸ از حق امتیازش برای این فرآیند استفاده کرد.
شاید ساده ترین تعریف مردمی از دستگاه فتوکپی این باشد که از نوشته ها و اسناد رونوشت می گیرد و نکته جالب اینجاست که این دستگاه به علت سطح نیاز به آن بسیار فراگیر بوده و اغلب در همه جا از آن استفاده می شود چه در ادراجات چه در جاهای دیگر.
دستگاههای فتوکپی در اندازه های مختلف وجود دارند . برخی از آن ها بسیار بزرگترند از دیگر دستگاهها . این نوع بیشتر در ادارجات بزرگتر جهت انجام کلیه ی امکانات دستگاه کپی مورد استفاده قرار می گیرد و به نسبت امکانات داشته و سایز موجود قیمت بالاتری نیز دارند و از موارد دیگر نیز فتوکپی های کوچکتر که بیشتر مختصر مفید بودند و قیمت پایین تری دارند و البته این دستگاهها دیگر چند کاره نیستند . و در منازل و اداره های کوچکتر نیز مورد استفاده قرار می گیرد.
دستگاه کپی مانند سایر اجناس کاربردی ازاین قبیل نیاز به مراقبت و نگهداری دارد زیرا که در صورت استفاده ی نادرست و بیش از حد معمول دستگاه خراب شده و باید مورد تعمیر قرار گیرد یا حتی برخی از قطعات آن تعویض شود . البته خود تعمیرات نیز موارد قابل اشاره ی خود را دارد اینکه مرکز تعمیرات کپی قابل اطمینان هستند؟ یا اینکه کدام مرکز تعمیرات کپی بهتر است؟ یا اینکه نمایندگی اصلی تعمیر دستگاه کپی کجاست؟ یا اصلا مرکز معتبر تعمیر فتوکپی وجود دارد یا خیر؟ و از این قبیل سوالالت که پیش می آیند . البته بایستی توجه داشت که تعمیر دستگاه کپی ظرافت خاصی می طلبد و باید تیمی متخصص و کاردان که همواره این کار را انجام داده اند این وظیفه ی سنگین را انجام دهند که هم از قبل آزمون و خطا ی خود را گذرانده باشند و هم اینکه به کلیه ی دستگاهها از قبیل انواع برند تخصص باید را دارا باشند.
روش فرایند فتوکپی به این شکل است که نخست بر روی غلتک نواری یا استوانه درام یکبار الکتریسیته یکنواخت ساکن ۶۰۰ تا ۷۰۰ ولتی توزیع می گردد. سطح غلتک با هادی های نوری آلی با بار منفی پوشیده شده اند. در این دستگاه از نور بهره برده می شود و به همین علت است که به آن دستگاه فتوکپی هم گفته می شود. باریکه نور شدیدی از کاغذی که بر سطح شیشه دستگاه کپی قرار داده شده عبور کرده، قسمت های سفید کاغذ نور را منعکس کرده و هنگامی که به نور منعکس شده به سطح درام برخورد کرده آن سطح باردار درام خنثی می شود و سطوح تیره یا همان متن و تصاویر نور را جذب می کنند و نواحی با بار منفی روی ذرام باقی می ماند. پودر سیاه رنگ بسیار ظریفی به نام تونر در درستگاه وجود دارد که بار مثبت شارژ شده اند به بارهای منفی که روی درام باقی مانده اند می چسبند. جایی که کاغذ سیاه است بر روی درام الکتریسیته ایجاد می کند اما جایی که سفید است ایجاد نمی کند و یک تصویر بر روی آن شکل می گیرد. سطح کاغذ با الکتریسیته ساکن منفی شارژ می شود و تونر باردار مثبت از سطح درام به سطح کاغذ جذب می شود.